KSeF general information (National System of e-Invoices in Poland)
The Ministry of Finance has announced that revolutionary changes in the Polish VAT system are planned to come into force in 2024. According to the new rules, e-invoices will have to be issued and sent to the National System of e-Invoices (KSeF). The Ministry of Finance says that the changes are intended to combat VAT fraud and evasion while simplifying tax collection.
for Polish version of the article please scroll down – “KSeF informacje ogólne”
As of January 1, 2022, VAT taxpayers can voluntarily use the KSeF when issuing invoices. This mode of operation will soon become inevitable.
What is the KSeF? What is an e-invoice? How can you prepare for the new tax regulations?
In recent years, the Ministry of Finance has been taking steps to computerize and digitize VAT reporting. By creating and implementing the National e-Invoice System, which is an ICT system managed by the Ministry of Finance, the government is simply taking a further step in the process. The purpose of the system is to issue, receive, send and archive invoices. Actually, as of the second quarter of 2023, the KSeF will be the mandatory system for exchanging and archiving invoices, as well as for validating their data. Moreover, as of next year, most VAT taxpayers will, in principle, be required to issue structured XML invoices, which then will have to be submitted to the KSeF through the dedicated interface (API). Received invoices will also be sent through the KSeF only. This revolutionizes the invoice issuing process, as paper invoices will no longer be allowed. It will change the way invoices are delivered, received and archived.
The changes planned will impact businesses significantly. For the KSeF and e-invoices to work, a number of actions will have to be taken in the areas of IT, bookkeeping, tax accounting, and business operation. To implement the changes, different teams responsible for various aspects of your business will have to work together.
Preparing for the change is key. Failure to comply with the new requirements will not only harm your taxes and accounting, but, most importantly, it may affect your day-to-day operations, as you will not be able to either issue or receive invoices.
The changes may be particularly important for those businesses that issue a significant number of invoices. Any manual procedures, if feasible at all, will only increase the risk of errors and, in consequence, lead to failure in complying with the tax obligations. The upcoming changes are critical for your business, while the time to prepare for the new obligations is relatively short. Actions to implement the necessary solutions in your company must be taken as soon as possible.
You need to be ready for sending and receiving e-invoices through the KSeF. You will have to make all the necessary preparations in the areas of both technology and IT. The said changes will also involve the very look and formatting of the invoice itself. As of next year, it will become actually impossible to issue paper invoices. VAT taxpayers shall issue structured invoices in a special XML format. It is worth noting that the data indicated on the new e-invoice may, in certain cases, be much more extensive than the information previously shown on a VAT invoice. Adapting to the change will require, among other things, prior data mapping in order to determine the feasibility of obtaining the necessary information needed to issue an e-invoice. Data mapping will also be necessary to find the source of the information within the existing infrastructure of your company.
In addition to new responsibilities, the KSeF and e-invoices come with a lot of benefits. First and foremost, the KSeF ensures data archiving, making it easier for businesses to store data. A uniform invoice format may prove easier to use, and a single invoice exchange platform may streamline the workflow between contracting parties. At the moment, using the KSeF allows for a speedier VAT refund. Preparations to implement the e-invoicing system may also be an opportunity to improve your current processes that might be causing some inefficiencies or errors.
The impending changes do not allow for any delay – it is crucial to examine whether and to what extent your company is able to tackle the new obligations. Get acquainted with the KSeF system, learn about the logical structure of the FA(1) e-invoice, and then verify to what extent the new obligations will affect you as a taxpayer. Large-scale operators should start implementing the new solutions immediately.
KSeF informacje ogólne (Krajowy System e-Faktur)
Polish version of the article
Aktualnie faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i elektronicznych.
Od stycznia 2024 r. jedyną formą dokumentowania transakcji będzie faktura ustrukturyzowana, przesyłana przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) zgodnie z decyzją Rady Unii Europejskiej.
Krajowy System e-Faktur to kolejny etap wdrażania innowacyjnych e-usług administracji, które mają służyć zwalczaniu oszustw związanych z VAT i uchylaniem się od płacenia podatku VAT przy jednoczesnym uproszczeniu poboru podatków.
Na czym polega KSeF, e-Faktura i w jaki sposób przygotować się do nowej rzeczywistości podatkowej?
Krajowy System e-Faktur, to zarządzany przez Ministerstwo Finansów system teleinformatyczny służący do wystawiania, otrzymywania, przesyłania i archiwizowania faktur. KSeF będzie stanowił obowiązkowy system używany do wymiany i archiwizacji faktur, a także walidacji danych w nich zawartych. Większość podatników VAT co do zasady będzie zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w formacie xml, przesyłania ich do KSeF za pośrednictwem interfejsu (API), a także ich otrzymywania za pośrednictwem KSeF.
Takie rozwiązanie stanowi rewolucję, która wiąże się z brakiem możliwości wystawiania faktur papierowych, zmianą sposobu ich doręczenia, otrzymywania czy archiwizacji.
Zmiany będą miały znaczący wpływ na funkcjonowanie podmiotu gospodarczego, a implementacja rozwiązań związanych z KSeF i e-Fakturą będzie wymagała podjęcia szeregu czynności w ujęciu informatycznym, księgowym, podatkowym czy biznesowym. Wprowadzenie zmian będzie wiązało się z koniecznością współpracy różnych zespołów odpowiadających za różne aspekty działalności podmiotu gospodarczego. Przygotowanie się do zmian ma kluczowe znaczenie operacyjne.
Niedostosowanie do nowych wymogów niesie za sobą nie tylko negatywne konsekwencje na gruncie podatkowym czy księgowym, ale przede wszystkim może wpłynąć na ciągłość biznesu poprzez brak możliwości wystawiania czy odbierania faktur.
W szczególności ma to znaczenie przy wystawianiu znacznej ilości faktur. W takim przypadku jakiekolwiek manualne działania – o ile w ogóle będą wykonalne w praktyce – zwiększają ryzyka błędów i w konsekwencji niedopełnienia obowiązków podatkowych. Krytyczny charakter zmian z punktu biznesowego i stosunkowo krótki czas na przygotowanie do nowych obowiązków wymaga jak najszybszego podjęcia działań zmierzających do implementacji rozwiązań w strukturach podmiotu gospodarczego.
Zmiany obejmą również sam wygląd i format faktury. Podatnicy VAT będą wystawiali faktury ustrukturyzowane w specjalnym formacie xml. Warto podkreślić, że dane zawarte w e-Fakturze mogą być w pewnych przypadkach znacznie bardziej obszerne niż dane dotychczas wykazywane na fakturze VAT. Dostosowanie do zmiany będzie wymagało między innymi uprzedniego przeprowadzenia mapowania danych celem zidentyfikowania możliwości uzyskania niezbędnych do wystawienia e-Faktury informacji i znalezienia ich źródła w ramach istniejącej w danym podmiocie gospodarczym infrastruktury.
Wdrożenie tych rewolucyjnych zmian łączy wiele aspektów działalności przedsiębiorstwa, od finansowo-księgowych, poprzez prawne, aż do tych związanych ze zmianą technologiczno-procesową. Przygotowanie do wdrożenia e-Faktury w ramach struktur podatnika jest wyzwaniem ale również okazją do usprawnienia obecnych procesów, które nie są efektywne bądź skutkują powstawaniem błędów.
Podmioty prowadzące działalność na szeroką skalę już teraz powinny podjąć działania zmierzające do implementacji nowych rozwiązań.