FAQ Invoice2Deliver voor Verzenders en Ontvangers - Order2Cash
Wat is Invoice2Deliver?

Invoice2Deliver is geautomatiseerde facturering voor een betere cashflow. Factureer overal, altijd en in elke gewenste vorm. Regel uw credit management via één enkele online service en versnel uw betalingsproces. Invoice2Deliver biedt u alle middelen die u nodig hebt om aan de vraag van uw klanten om snellere, gestandaardiseerde e-Invoicing voor alle productlijnen, bedrijfstakken en locaties waarin u werkzaam bent, te voldoen. Invoice2Deliver maakt het mogelijk overal, altijd, langs welke weg dan ook te factureren en facturen in elke door een klant verzochte vorm te presenteren.

[+]Informatie voor verzender
[+] Welke nieuwe functies zijn er recent aan Order2Cash toegevoegd?

Maandelijks worden er op meerdere momenten functies toegevoegd aan Order2Cash. Op uw Order2Cash dashboard staat de laatste versie vermeld.

[+] Ik krijg regelmatig berichten terug over niet te kunnen leveren emails. Hoe kan dat? (Bounce berichten / SPF)

Dit kan veel oorzaken hebben maar mogelijk wijst uw klant het bericht af op basis van een SPF check. Op onderstaande help pagina kunt u meer lezen over dit fenomeen en geven wij ook de oplossing. Ga naar de help pagina over SPF record controle

[+] Kan ik ook bijlagen toevoegen aan een factuur?

Het is mogelijk bijlagen toe te voegen aan een factuur. Dit kan alleen tot het moment waarop wij uw bestanden naar uw klanten aanbieden (Het moment van de batchverwerking). Op onderstaande pagina geven we uitgebreide uitleg hoe u dient om te gaan met bijlagen om ze aan uw facturen gekoppeld te krijgen. Ga naar de help pagina over bijlagen

[+] Ontvanger wil (extra) bijlage of bijgevoegd bestand ontvangen per e-mail?

Het is mogelijk een additionele bijlage toe te voegen aan de factuurnotificatie naar de klant. Via onderstaande pagina geven we een uitgebreide uitleg over dit onderwerp. Ga naar de help pagina over het toevoegen van (additionele) bijlagen.

[+] Hoe kan ik een factuur nogmaals aan een klant verzenden?

Het is mogelijk een factuur nogmaals aan uw debiteur aan te bieden. Dit kan zijn op hetzelfde emailadres als waar de factuur in eerste instatie naar toe verzonden is of naar een emailadres naar keuze. Via onderstaande pagina geven we een uitgebreide uitleg over dit onderwerp. Ga naar de help pagina over het nogmaals verzenden

[+] Mijn geladen documenten zoeken in de webportaal

U wilt graag een geladen document inzien? Dat kan gemakkelijk door de volgende stappen te doorlopen. Ga naar de help pagina over geladen document zoeken

[+] Wat kan er door mij aangepast worden in Order2Cash?

U wilt graag attributen aanpassen in de Order2Cash web portaal, maar hoe doe ik dat? Via onderstaande link wordt uitgelegd hoe u attributen kunt aanpassen. Ga naar de help pagina over wat kan ik aanpassen in Order2Cash

[+] Afleverkanaal wijzigen voor uw ontvanger

Het is mogelijk om een afleverkanaal te wijzigen voor uw ontvanger(s), deze wijziging dient eerst getest te worden. Voor meer informatie kunt u op onderstaande link klikken. Ga naar de help pagina over afleverkanaal wijzigen

[+] Hoe kan ik zien of de ontvanger al een account heeft?

U kunt dit zien door naar het tabblad ontvangers te gaan. Vervolgens zoekt u de klant op basis van het klantnummer, u klikt op het klantnummer en in de klantkaart staat of de klant wel of geen account heeft. Staat er een vinkje dan heeft de klant een account, staat er geen vinkje dan heeft de klant geen account.

[+] Hoe kan ik een account aanmaken voor de ontvanger?

U kunt een account aanmaken door een registratie uitnodiging te versturen naar de ontvanger. U kunt dit doen door naar het tabblad ontvangers te gaan. Zoek vervolgens op basis van klantnummer, selecteer het klantnummer en klik tenslotte op de optie om een registratieuitnodiging te versturen.

[+] De ontvanger is zijn inloggegevens kwijtgeraakt. Wat moet ik doen?

Eerst moet er bekeken worden of de ontvanger wel een account heeft. Indien een account aanwezig is dan kunt u opnieuw de gegevens verstrekken. Indien de ontvanger nog geen account heeft dan kunt u een registratieuitnodiging sturen.

[+] In welk formaat moet ik aanleveren om gebruik te kunnen maken van de afleverkanalen?

Wij ondersteunen IIF en UBL2.0, echter hebben wij een aanlevering nodig in UBL2.0 om deze ook te kunnen aanleveren bij de afleverkanalen.

[+] De ontvanger is het wachtwoord vergeten, hoe kan ik een nieuw wachtwoord sturen?

U kunt het wachtwoord van de ontvanger resetten door naar het tabblad ontvangers -> klantnummer -> wachtwoord reset te gaan.

[+] Hoe kan het dat de ontvanger in de portal niet alle facturen terug ziet van al onze klantnummers (alle bedrijven)?

Dit komt omdat niet alle klantnummers gekoppeld zijn aan zijn account. De ontvanger kan dit oplossen door een koppelverzoek aan te vragen bij de verzender van het desbetreffende debiteurennummer. De ontvanger ontvangt vervolgens een e-mailnotificatie van de verzender met daarin een knop waarmee het koppelverzoek kan worden afgerond.

[+] Een verwerking is niet goed verlopen, wat nu?

In het verwerkingsverslag heeft u gezien dat er een aantal facturen niet goed verwerkt is, omdat er een fout is opgetreden. U kunt dan het beste inloggen op de webportal om te kijken wat er precies gebeurd is en op basis van die informatie actie ondernemen. Op uw Dashboard ziet u de status van uw verwerking. Aan de hand van het statusicoontje kunt u zien wat er aan de hand is door op het batchnummer te klikken. De verwerking heeft status Groen, wat is dit? Symbool: Geen fouten of waarschuwingen. Alles is goed gegaan. Actie: Geen De verwerking heeft status Oranje, wat is dit? Symbool: Minimaal 1 factuur heeft een waarschuwing. Actie: Controleren welke waarschuwing er is. Foutief e-mailadres: E-mailadres corrigeren in eigen systeem en de factuur handmatig vanuit Invoice2Deliver versturen. (Documenten > factuur selecteren > per email verzenden) Niet ondersteunde taal: Geen actie. We ondersteunen momenteel alleen; Nederlands, Engels, Duits, Frans, Spaans, Pools en Litouws.* Het betreffende factuurnummer staat vermeld in kolom ‘Document/Bestand’ in het verwerkingsoverzicht op uw dashboard. De verwerking heeft status Rood, wat is dit? Symbool:Minimaal 1 factuur is niet geladen in het systeem en dus niet verstuurd naar de klant. Actie: Controleren welke waarschuwing er is. Missende PDF: Bij deze fout is er voor de verwerking wel een XML file aangeleverd maar geen PDF. Bij het verwerken van de batch met facturen was de factuur niet compleet. Het verwerkingsproces heeft altijd een XML en PDF nodig. Actie: 01. Controleren of het bestand eventueel toch alsnog is aangeleverd en succesvol verwerkt is. In tabblad ‘Bestanden’ bestand opzoeken en kijken of er een bestand is met status ‘Verwerkt’ in kolom ‘status’. indien ja: geen extra actie vereist. Fout bestand moet verwijderd worden in tabblad bestanden door op verwijderen klikken achter het bestand. De foutmelding zal niet meer getoond worden in uw verwerkingsverslag. indien nee: De factuur (PDF en XML) dienen beide opnieuw aangeleverd te worden. Missende XML: Bij deze fout is er voor de verwerking wel een PDF file aangeleverd, maar geen XML. Bij het verwerken van de batch met facturen was de factuur niet compleet. Het verwerkingsproces heeft altijd een XML en PDF nodig. Actie: 01. Controleren of het bestand eventueel toch alsnog is aangeleverd en succesvol verwerkt is. In tabblad ‘Bestanden’ bestand opzoeken en kijken of er een bestand is met status ‘Verwerkt’ in kolom ‘status’. indien ja: geen extra actie vereist. Fout bestand moet verwijderd worden in tabblad bestanden door op verwijderen klikken achter het bestand. De foutmelding zal niet meer getoond worden in uw verwerkingsverslag. indien nee: De factuur (PDF en XML) dienen beide opnieuw aangeleverd te worden. PDF file corrupt: Dit kan twee dingen betekenen. PDF incompleet: Het kan voorkomen dat een PDF niet compleet op ons systeem geplaatst is. Actie: De factuur (PDF en XML) dienen beide opnieuw aangeleverd te worden. PDF beveiligd: Bestanden mogen geen beveiliging hebben omdat wij op het document een digitale handtekening moeten kunnen plaatsen. Actie: Beveiliging van PDF verwijderen en de factuur (PDF en XML) beide opnieuw aanleveren. Validatie fouten op inhoud van de XML: Het kan voorkomen dat de XML die verstuurd is niet compleet is of niet voldoet aan de validatie eisen van het systeem. U ziet bij de melding staan op welke regels welke validatie fout geconstateerd is. Actie: XML fouten corrigeren en de factuur (PDF en XML) beide opnieuw aanleveren.* Het betreffende factuurnummer staat vermeld in kolom ‘Document/Bestand’ in het verwerkingsoverzicht op uw dashboard.

[+] Hoe kan ik controleren of al onze facturen binnen zijn gekomen?

Op het Dashboard staan voor verwerking de te verwerken bestanden. Daarnaast zijn de bestanden terug te vinden in het tabblad ‘Bestanden’.

[+] Hoe verwerkt Order2Cash mijn bestanden?
[+] Hoe kan ik een klant omzetten naar een afleverkanaal?

Voor een klant overgezet kan worden moet deze eerst aangevraagd worden bij Support Invoice2Deliver. Zij zullen helpen met het opzetten van de test en het omzetten van de verzender. Voor het omzetten van een klant naar een ander kanaal kunt u de volgende pagina raadplegen. Ga naar de pagina over afleverkanalen

[+] Hoe weet ik of de factuur per email is afgeleverd bij de ontvanger?

We kunnen niet zien of de factuur daadwerkelijk in het juiste postvakje van de ontvanger zit. We kunnen wel met zekerheid zeggen dat we de factuur verzonden hebben. Dit kan u zelf ook nagaan door naar het tabblad ‘Documenten’ te gaan. Ga naar het tabblad documenten -> zoek op het factuurnummer en vervolgens kan u in de de kolom ‘afleverstatus’ zien of het succesvol per email verzonden is.

[+]Hoe kan het dat alle facturen direct gelezen zijn bij het verwerken van de facturen?

Dit komt omdat standaard is aangevinkt dat de facturen die als PDF worden meegestuurd een gelezen status hebben. De motivatie hierachter is dat we anders niet meer kunnen zien of de factuur wel of niet geopend is.

[+] Informatie voor ontvangers
[+] Hoe kan ik een account aanmaken?

U kunt een account aanmaken via elke factuur die u ontvangt. U kunt een account aanmaken via een registratieuitnodiging van de leverancier of via een uitnodiging dat verzonden is door onze supportafdeling.

[+] Hoe kan ik mij registeren als ik nog geen account heb?

U kunt uzelf via elke factuur registreren door de volgende stappen te volgen: E-mail notificatie openen -> klik op de knop ‘Bekijk factuur’ -> klik vervolgens in de internet browser op de ‘Registreer’ knop.

[+] Wat is de gebruikersnaam (e-mailadres) van mijn account?

Het e-mailadres waarop u de facturen ontvangt is uw gebruikersnaam.

[+] Ik ben het wachtwoord van mijn account vergeten, wat nu?

U kunt een nieuw wachtwoord opvragen via de ‘Bent u uw wachtwoord vergeten?’ link op de inlogpagina. Ga naar de inlogpagina

[+] Waarom wordt mijn wachtwoord niet geaccepteerd?

Mogelijk wordt uw wachtwoord niet geaccepteerd, omdat het wachtwoord niet voldoet aan de minimaal gestelde eisen:

  • Minimaal 8 tekens lang
  • Minimaal 1 hoofdletter
  • Minimaal 1 kleine letter
  • Minimaal 1 cijfer
  • Minimaal 1 speciaal teken (bijv. ?, !, @, #, ), (, *, $)

Pas indien het systeem aangeeft dat het wachtwoord geaccepteerd is (nadat u op ‘wijzigingen opslaan’ klikt) dan is het wachtwoord ook daadwerkelijk aangepast.

[+] Ik ben mijn inloggegevens kwijtgeraakt. Wat moet ik doen?

De eerste controle is kijken of u al een account heeft. U kunt dit eenvoudig controleren door te kijken in een factuurnotificatie die u vanuit ons systeem ontvangen heeft. Ziet u in de e-mail de twee knoppen ‘Log in op Order2Cash’ en ‘Bekijk factuur’ dan heeft u een account. Het e-mailadres waarop u de facturen ontvangt is uw gebruikersnaam. Het wachtwoord kan u opvragen via de wachtwoord vergeten functie op de inlogpagina. Zie https://secure.order2cash.com/i2d Tevens kunt u ook contact opnemen met de de verzender van uw facturen. Zij kunnen bekijken of u al een account heeft. Bij de verzender van de facturen kunt u aangeven wat uw gebruikersnaam is. Daarnaast kunnen zij u opnieuw een wachtwoord opsturen. Indien u geen account heeft dan kunnen ze u een registratie uitnodiging sturen.

[+] Hoe kan het dat ik in de portal niet alle facturen terug zie van al onze klantnummers (alle bedrijven)?

Dit komt omdat niet alle klantnummers gekoppeld zijn aan uw account. U kan dit oplossen door een koppelverzoek aan te vragen bij de verzender van het desbetreffende debiteurennummer. U ontvangt vervolgens een e-mailnotificatie van de verzender met daarin een knop waarmee u het koppelverzoek kan afronden.

[+] Waarom kom ik op de inlogpagina van Invoice2Deliver terecht terwijl ik op de knop ‘Bekijk factuur’ heb geklikt?

Dit kan zijn voorgekomen omdat de link die achter het knopje ‘bekijk factuur’ zit niet compleet verstuurd is naar uw internetbrowser. Dit gebeurt soms indien de email als niet veilig is gemarkeerd in uw email programma. Wat u kunt doen is op ‘Backup link’ klikken onderaan in het e-mailbericht om alsnog naar uw factuur te gaan.

[+] Mijn account is verwijderd? Waarom?

Voor dit onderwerp hebben we een aparte supportpagina gemaakt. Ga naar de supportpagina

Neem contact op met ons supportteam

Mocht u na het lezen van deze instructie nog vragen hebben, dan kunt u contact op nemen met ons supportteam via het contactformulier.