Preparing for the KSeF implementation
According to the plans announced by The Ministry of Finance, e-invoices and the National e-Invoice System (KSeF) will become obligatory in Poland as pf January 2024. Failure to implement or incorrect implementation can result in the worst case scenario, and you might even be totally unable to issue invoices. The changes are coming into force within a year. Taking into account the amount of work needed to implement such complex solutions, you should take action as soon as possible. The key to a proper implementation is an adequate planning of the preparation process.
for Polish version of the article please scroll down – “Przygotowanie do wdrożenia KSeF”
The necessary actions are contingent on the various aspects of your business, such as:
– scale and type of operations (for example, the number of invoices issued and received, the scope of data indicated on the invoices),
– human resources (for example, the availability of employees and their experience),
– accounting systems and computer applications (for example, their adaptability to change),
– organizational structure (for example, which departments issue invoices).
Below, we have shown some exemplary aspects to consider when planning the implementation process. It should be remembered, however, that the preparation to implement the KSeF and e-invoicing should be approached by businesses individually, as all the key aspects of their operations must be taken into account.
Two in one: KSeF and e-invoice
The changes planned can be viewed as two projects, separate but closely related. On the one hand, taxpayers will be required to use the KSeF to send and receive invoices. On the other hand, structured invoices will become mandatory.
The KSeF will significantly change the way documents are circulated, archived and exchanged between contracting parties. Businesses will be forced to adapt their systems and programs to the KSeF, so that the said actions can be performed. Key actions will involve such IT-related issues as the KSeF connection, API support, systems performance and updates.
Please bear in mind that taxpayers are supposed to issue structured invoices, i.e. invoices in the form of an XML file. Importantly, these invoices may, to some extent, contain a broader range of data than was previously required. Taxpayers will have to prepare for changes both in the invoice formatting and in the scope of the data the invoice may contain. Technical issues are obviously critical here, as the infrastructure must be adapted to the requirement of e-invoicing, among other things, but substantive analyses will be equally important. For example, it seems inevitable to carry out mapping, i.e., to determine the scope of necessary data and the source of its availability within the systems or programs used. No implementation of e-invoicing will be possible without prior verification of what data taxpayers have at their disposal, what access, if any, they have to it, and how the scope of the information indicated on the invoice will change.
Who will carry out the implementation?
The KSeF and e-invoicing shall be stipulated in the tax regulations, as the very objective of making the said changes is to improve tax collection and prevent tax avoidance in the first place. It should be noted, however, that the proposed solutions are comprehensive, and they substantially interfere with the way taxpayers do business. Consequently, not only the tax team should be involved in the implementation process, but also the teams responsible for other business aspects affected by the changes. The composition of the working team responsible for implementing the changes within a given entity should be determined on an individual basis, depending on the needs of the taxpayer. The accounting team that deals with sales/purchase invoices or tax reporting on a daily basis will play a key role. IT professionals will also have to be involved in the process to implement the changes in terms of technology. The way and scope of the changes introduced shall be of interest to the employees issuing invoices (for example sales people) or those responsible for files circulation and archiving.
Irrespectively of the involvement of various teams during the adjustment phase, you should make sure that, as of the January 2024, all your employees dealing with the KSeF and e-invoicing will have been prepared to apply the changes on a daily basis. It may be helpful to do some on-the-job training to implement a different set of responsibilities.
On your own or with third parties?
The Ministry of Finance provides free tools that allow you to meet the electronic invoicing obligation. One can, however, assume that only some businesses with a narrow scope of operations will be able to use those solutions. Companies with significantly more extensive operations will most likely have to adapt to the changes on their own. Depending on, for instance, your technical skills, your knowledge of the legal regulations, the availability of human resources or the disposable budget at hand, it will make sense for you to obtain the support of professional service providers offering customized solutions for individual taxpayers.
Implemented. And what comes next? Simply implementing the changes is not all. You can’t really rule out any future developments in the KSeF system, nor can you prevent any possible changes to the structured invoice schema. Maintenance will, therefore, be needed. It will be necessary to monitor the future changes both in the fiscal regulations and in the technological requirements, so that you can implement modifications and updates on time. Internal changes on the part of the business entity itself cannot be excluded either, which may require some adjustments within the KSeF and e-invoicing (e.g. changes in the scope of business operation).
Przygotowanie do wdrożenia KSeF
Polish version of the article
Wprowadzenie obowiązku wystawiania e-Faktury i przesyłania jej do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zaplanowane jest przez Ministerstwo Finansów już od stycznia 2024 r. Brak wdrożenia lub nieprawidłowa implementacja mogą skutkować w najgorszym scenariuszu nawet brakiem możliwości wystawienia faktury.
Kluczem do prawidłowej implementacji jest odpowiednie zaplanowanie procesu przygotowawczego. Konieczne działania są uzależnione od wielu aspektów związanych z działalnością danego podmiotu m. in. takich jak:
– skala i rodzaj działalności (np. ilość wystawianych i otrzymywanych faktur, zakres danych zawartych na fakturach),
– zasoby ludzkie (np. dostępność pracowników i ich doświadczenie),
– stosowane systemy i programy księgowe służące do obsługi dokumentów księgowych (np. możliwość ich dostosowania do wprowadzenia zmian),
– struktura organizacyjna (np. które działy wystawiają faktury).
Poniżej przedstawiamy przykładowe aspekty, które należy uwzględnić przy planowaniu procesu implementacji. Należy jednak pamiętać, że każdy podmiot powinien podejść indywidualnie do przygotowania do wdrożenia KSeF i e-Faktury uwzględniając wszystkie kluczowe aspekty swojej działalności.
2 w 1: KSeF i e-Faktura
Planowane zmiany można rozpatrywać jako konieczność realizacji niejako dwóch osobnych projektów, aczkolwiek ściśle ze sobą powiązanych. Z jednej bowiem strony podatnicy będą zobowiązani do używania KSeF dla celów przesyłania i odbierania faktur. Z drugiej strony, wprowadzony zostanie obowiązek wystawiania faktury ustrukturyzowanej.
Korzystanie z KSeF istotnie zmieni dotychczasowy sposób obiegu dokumentów, ich archiwizowania i wymiany z kontrahentami. Podmioty gospodarcze zmierzą się więc z obowiązkiem dostosowania systemów i programów do integracji z KSeF, tak aby możliwe było wykonanie powyższych czynności.
W tym zakresie kluczową rolę należy przypisać czynnościom technicznym, takim jak połączenie z KSeF, obsługa API, zapewnienie wydajności systemów oraz ich aktualizacji.
Odnosząc się do drugiego projektu trzeba zauważyć, że zgodnie z założeniami, podatnicy będą wystawiali faktury ustrukturyzowane, czyli faktury w formie pliku xml. Co istotne, faktury te w pewnym zakresie mogą zawierać szerszy zakres danych niż dotychczas obligatoryjne elementy faktury. Tym samym podatnicy będą musieli przygotować się do zmiany samego formatu faktury i zakresu danych w niej zawartych. W tym procesie kwestie techniczne są oczywiście krytyczne ze względu m. in. na konieczność dostosowania infrastruktury do wymogu wystawienia e-Faktury, ale dodatkowo równie istotne będą analizy merytoryczne. Nieuniknione wydaje się bowiem przeprowadzenie przykładowo mapowania tj. zidentyfikowania zakresu niezbędnych danych i źródła ich dostępności w ramach używanych systemów czy programów. Wprowadzenie e-Faktury nie będzie możliwe bez uprzedniej weryfikacji jakimi danymi dysponuje podatnik, czy i jaki ma do nich dostęp, jak zmieni się zakres umieszczanych na fakturze informacji.
Kto przeprowadzi implementację?
Podstawą dla wprowadzenia KSeF i e-Faktury mają być przepisy podatkowe, gdyż planowane zmiany mają służyć przecież zapewnieniu poboru podatku i zapobieżeniu unikania opodatkowania. Należy jednak zauważyć, że proponowane rozwiązania są kompleksowe i istotnie ingerują w sposób prowadzenia działalności biznesowej przez podatnika. W konsekwencji, nad implementacją w ramach struktur podatnika oprócz zespołu podatkowego zaangażowane powinny być również osoby odpowiedzialne za inne aspekty działalności biznesowej, na które wpłyną wprowadzane zmiany. Skład osobowy zespołu roboczego odpowiedzialnego za implementację zmian w ramach danego podmiotu należy ustalić każdorazowo indywidualnie w zależności od potrzeb podatnika. Kluczową rolę odegra zespół księgowy, który na co dzień pracuje z fakturami sprzedażowymi i zakupowymi, czy też raportowaniem podatkowym. Nieuniknione będzie także zaangażowanie osób odpowiedzialnych za infrastrukturę informatyczną, które będą w stanie zaimplementować zmiany pod kątem technicznym. Sposobem i zakresem wprowadzenia zmian zainteresowane będą osoby wystawiające faktury w ramach danego podmiotu (np. osoby odpowiedzialne za sprzedaż) czy odpowiedzialne za obieg dokumentów i ich archiwizację.
Niezależnie od zaangażowania różnych zespołów na etapie dostosowywania do nowej rzeczywistości podatkowej warto również upewnić się, że od 2024 roku pracownicy mający jakąkolwiek styczność z KSeF i e-Fakturami będą gotowi na stosowanie zmian na co dzień. W tym celu pomocne może być przeprowadzenie szkoleń stanowiskowych mających na celu wdrożenie do innego zakresu obowiązków.
Samodzielnie czy z udziałem podmiotów trzecich?
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia do wypełniania obowiązku fakturowania elektronicznego. Można jednak założyć, że takie rozwiązania będą możliwe do wykorzystania przez podmioty o wąskim zakresie działalności. Podmioty, których działalność jest znaczna najprawdopodobniej będą musiały dostosować się do zmian na własną rękę. W zależności przykładowo od umiejętności technicznych, znajomości przepisów, dostępności zasobów ludzkich czy dostępnego budżetu zasadnym będzie skorzystanie ze wsparcia profesjonalnych usługodawców oferujących indywidualnie dostosowane rozwiązania do potrzeb poszczególnych podatników.
Wdrożone. I co potem?
Samo wdrożenie zmian to nie koniec prac. Nie można wykluczyć rozwoju zarówno samego KSeF, jak również zmian schemy faktury ustrukturyzowanej. Konieczne zatem będzie utrzymywanie wdrożonych rozwiązań, a także monitorowanie zmian (na poziomie zarówno technicznym jak i podatkowym) i gotowość do wprowadzania zmian i aktualizacji. Nie można także wykluczyć zmian wewnętrznych po stronie samego podmiotu gospodarczego, które mogą wymagać pewnych dostosowań w ramach KSeF i e-Faktury (np. zmiana zakresu działalności).